O que é e como fazer um fluxograma, e como aplicá-lo nas empresas.

Fluxograma é um mapa visual onde é mostrado as atividades e   funções, através de simbologias,  dentro de uma cadeia de processos com inicio e fim determinados. Este mapa visual é responsável por mostrar o conjunto de  atividades padronizadas e coordenadas que envolve os sistemas, comunicação,estrutura e  funções   tendo como  finalidade tornar este conjunto de atividades um trabalho repetitivo e pertencente aos recursos da empresas, resultando no aprendizado organizacional.

A maioria dos problemas de vendas, finanças, Marketing, Planejamento, na realidade, são problemas de processos, por isso, o fluxograma é vital para as organizações. O fluxograma transmite informação, significados e compreensão, eliminando barreiras entre emissor receptor, criando um trabalho, ordenado e seqüencial entre os setores das organizações.

Podemos destacar o fluxograma como: Simples, Vertical, Descritivo Fluxograma Multifuncional, o mais utilizado.

Fluxograma Simples

Este não utiliza qualquer simbologia que identifique a operação, apenas uma estrutura em etapas seqüenciais mostrada num gráfico. Este fluxograma é utilizado em processos gerais, onde as pessoas compreendam sem precisar de conhecimento em simbologias.

Fluxograma  vertical

Tem simbologias simples que permitem uma leitura técnicas das etapas seqüenciais, este é usado em atividades que necessitam de facilidade de leitura e não sejam complexos.
Fluxograma Descritivo

Este descreve as atividades dentro de módulos seqüenciais, ou seja, a rotina de trabalho é descrita passo a passo facilitando sua leitura e  entendimento.
Fluxograma Multifuncional

Este tipo de fluxograma permite uma visão global do processo através de funções seqüenciais, com inicio e fim determinados. O uso de simbologia e as múltiplas funções que envolve o processo são as principais característica de fluxograma. Como este é o mapa mais completo vamos trabalhar com ele.

Criando e implantando um fluxograma

A primeira coisa a se fazer é separar o processo por setores.

Exemplo: Numa loja de calçados a vendedora Ana vende um produto, vai até o estoquista chamado Marcos e solicita o calçado vendido, espera ele achar e lhe entregar o calçado, vai até o caixa, solicita a Maria que receba em forma de pagamento (Conforme negociado) que  emite nota fiscal. Ana Coloca o produto na caixa e entrega o cliente, venda finalizada.

Este processo de venda é muito simples, porém, percebemos que as funções estão centradas nas pessoas, isto não é legal, pois a Ana pode sair da empresa, outra vendedora pode ser contratada e ter que fazer igual a Ana, e se ela faz suas tarefas de modo errado? Os novos funcionários terão que aprender errado?Por isto, deve-se separar as funções por setores. 
No caso da sapataria ficaria assim: Setor de vendas, setor caixa/Fiscal e Estoque. Outro inibidor de desempenho que percebemos são  as atividades sobrecarregadas da Ana e a ociosidade de Marco e Maria.Com isto, a vendedora passa bom tempo do processo em questões burocrática em vez de estar vendendo, nisto a empresa perde e os funcionários também.

Vamos criar um fluxograma Multifuncional deste processo.


Agora, todo o processo está separado por setor, a vendedora não está sobrecarregada, e o estoquista e caixa estão com responsabilidades no processo de vendas. Quando um fluxograma for implantado numa organização, precisa de preparação e amadurecimento, pois existe,  vários inibidores de mudanças que inviabilizam qualquer projeto sem que este tenha preparação. Por isto, a implantação exige três fases: Informação, Coordenação e reformulação.

Informação

Quando um processo é padronizado através de um papel e os funcionários sabendo que terão que fazer coisas que não lhe agradam, é certo, o gestor terá forte resistência a mudança. Por isto, antes de implantar o projeto deve-se comunicar cada setor envolvido sobre suas novas funções e responsabilidades, também é importante expor os benefícios da organização do trabalho a intenção é repassar que as mudanças são conseqüências do esforço deles, assim o gestor terá aliados para seguir em frente. É importante comunicar que vai ser trabalhoso, durante o começo tudo será difícil , mas com desempenho deles as coisas irão melhorar.

Coordenação

É certo, as pessoas não ficarão olhando para um papel para fazer seu trabalho, na verdade até terão raiva dele ou o jogarão na gaveta. Por isto, o gestor deve ter a visão de todo o processo e direcionar as pessoas a fazer suas funções, este é um período em que as pessoas tentaram burlar o processo e  é aí que aparece os erros. Ter o controle das ações dos funcionários sempre sinalizando  e corrigir quando alguém tentar fugir do padrão é dever do Administrador. Terá momentos em que o gestor terá que chamar certos funcionários para conversar e ter que ser duro. Isto acontece em processos complexos ou em empresas que tenham funcionários veteranos que tenha autoridade  de gestor, mas que ocupam cargo operacional. O acompanhamento é fundamental para o alcance dos resultados.

Reformulação

Todo processo, mesmo que sejam criados por consultorias e especialistas terão o período de teste, e serão adaptados ou reformulados, até mesmo inviabilizados. Por isto, todos envolvidos precisam saber que o processo está sujeito a alterações e isso é normal. Se os funcionários não tem essa informação eles  acabam perdendo a credibilidade no projeto.


Por fim, o programa utilizado é o de menos, o mais importante é o conceito de estrutura e de desempenho através de fluxos de processos é isto que o administrador deve saber para fazer um bom fluxograma e implantar numa empresa. O programa que eu utilizo é o Microsoft Visio que pode ser baixado pela internet. Mas, nada adianta ter fluxogramas bons e a comunicação falha e estrutura desequilibrada. O segredo é saber levar o conjunto dos recursos ( pessoas, processos, dinheiro, tecnologia) de modo simples e direcionado aos resultados.
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