Fluxos de Informações: Saiba destravar sua empresa

Informações vagas, Problemas sendo detectados muito tarde, problemas  que não são resolvidos, informações que  se perdem  entre os setores, falta de entendimento entre os funcionários, estresse nos momentos de comunicação, etc. Se na sua empresa ou na empresa em que você trabalha apresenta  estes  fatores inibidores de resultados? Muito cuidado, pois a organização pode está tendo problemas com os fluxos de informações.

Uma das coisas que aprendi foi que os erros trazem prejuízos, Isto é fato. E que a maiorias dos problemas está relacionado a comunicação ou a falta dela.  Os processos estão em todas as áreas e partes de qualquer organização e quando algum departamento não está indo bem ou apresenta muitas anomalias, pode investigar os processos, pois os problemas estão relacionados ao método no trabalho.

Quando se trata de falta de desempenho  no processo de trabalho podemos destacar três fatores: Falta de habilidade na execução da tarefa, fuga do processo e falta de fluxos de informações.  O Primeiro, faz com que as atividades funcionem devagar demais, o segundo é o pior porque a partir do desvio do processo que aparecem o erros. Os funcionários se desviam do processo a primeira vez, dá certo, as atividades ficam mais rápidas e dá certo de novo e inúmeras vezes, mas um dia dá errado. E quando isso acontece todos perdem, pois o retrabalho, estresse  gerado pela situação e os descontos  nos salários( tem empresas que cobram dos funcionários) agregam custos e não valores.

 Estes casos, com ajustes e treinamentos se tornam irrisórios, mas o problema nos fluxos de informações nos processos se torna crônico sendo muito difícil  o diagnóstico.

Isto acontece porque uma empresa é uma organização interdependente em forma de sistema e quando não há uma coesão e um padrão técnico e prático nos fluxos tudo retrocede.

Fluxos de informações: É qualquer tipo de informação repassada no momento em que o processo sai de uma etapa e entra em outra, a partir desses fluxos as pessoas dão continuidade no trabalho sem ter participados de processos anteriores. Estes fluxos podem ser em forma de formulários, comandas, etc.

Como melhorar as informações entre nos fluxos

Vamos ao 1º passo:

Identifique os fluxos

O gestor que dá valor o seu trabalho tem que conhecer as operações e quando isso é possível se torna fácil a identificação dos fluxos, ou seja, o conjunto de informações que está entre um processo e outro.  A partir disso o gestor vai saber se o processo tem algum formulário, se este é preenchido corretamente,  como a informação é repassada e recebida, etc

2º Passo

Padronize os fluxos, ou seja, crie formulários,  comandas de entregas e recebimento. A empresa precisa de um tipo de canal por processo, se não, vira bagunça e os funcionários se atrapalham e perdem a informação.

3º Passo

Crie um processo corretivo. Dentro do processo, os fluxos irão fazer parte de um inicio e  fim de uma etapa ou sub-processo. Isto quer dizer que se as informações não estiverem no padrão  irão voltar para o emissor,ou seja, o receptor só tem direito de receber formulário se   este tiver no padrão. A partir das correções os funcionários irão tornar o respeito pelo padrão algo automático e isto, com o tempo, se transforma em cultura na empresa.

Para a empresa destravar seus processos internos, ela precisa de acompanhamento e uma boa meta de desempenho para funcionar. Isso não é ENGESSAR a empresa, pelo contrário,  se esta tiver processos bem desenhados ela poderá se tornar mais flexível para os clientes e  competitiva para mercado.