Fluxos de Informações: Saiba destravar sua empresa
Informações vagas, Problemas sendo detectados muito tarde,
problemas que não são resolvidos,
informações que se perdem entre os setores, falta de entendimento entre
os funcionários, estresse nos momentos de comunicação, etc. Se na sua empresa
ou na empresa em que você trabalha apresenta
estes fatores inibidores de
resultados? Muito cuidado, pois a organização pode está tendo problemas com os
fluxos de informações.
Uma das coisas que aprendi foi que os erros trazem
prejuízos, Isto é fato. E que a maiorias dos problemas está relacionado a
comunicação ou a falta dela. Os
processos estão em todas as áreas e partes de qualquer organização e quando
algum departamento não está indo bem ou apresenta muitas anomalias, pode
investigar os processos, pois os problemas estão relacionados ao método no
trabalho.
Quando se trata de falta de desempenho no processo de trabalho podemos destacar três
fatores: Falta de habilidade na execução da tarefa, fuga do processo e falta de
fluxos de informações. O Primeiro, faz
com que as atividades funcionem devagar demais, o segundo é o pior porque a
partir do desvio do processo que aparecem o erros. Os funcionários se desviam
do processo a primeira vez, dá certo, as atividades ficam mais rápidas e dá
certo de novo e inúmeras vezes, mas um dia dá errado. E quando isso acontece
todos perdem, pois o retrabalho, estresse
gerado pela situação e os descontos
nos salários( tem empresas que cobram dos funcionários) agregam custos e
não valores.
Estes casos, com ajustes e treinamentos se tornam irrisórios, mas
o problema nos fluxos de informações nos processos se torna crônico sendo muito
difícil o diagnóstico.
Isto acontece porque uma empresa é uma organização
interdependente em forma de sistema e quando não há uma coesão e um padrão
técnico e prático nos fluxos tudo retrocede.
Fluxos de informações: É qualquer tipo de informação
repassada no momento em que o processo sai de uma etapa e entra em outra, a
partir desses fluxos as pessoas dão continuidade no trabalho sem ter
participados de processos anteriores. Estes fluxos podem ser em forma de
formulários, comandas, etc.
Como melhorar as informações entre nos fluxos
Vamos ao 1º passo:
Identifique os fluxos
O gestor que dá valor o seu trabalho tem que conhecer as
operações e quando isso é possível se torna fácil a identificação dos fluxos,
ou seja, o conjunto de informações que está entre um processo e outro. A partir disso o gestor vai saber se o
processo tem algum formulário, se este é preenchido corretamente, como a informação é repassada e recebida, etc
2º Passo
Padronize os fluxos, ou seja, crie formulários, comandas de entregas e recebimento. A empresa
precisa de um tipo de canal por processo, se não, vira bagunça e os
funcionários se atrapalham e perdem a informação.
3º Passo
Crie um processo corretivo. Dentro do processo, os fluxos
irão fazer parte de um inicio e fim de
uma etapa ou sub-processo. Isto quer dizer que se as informações não estiverem
no padrão irão voltar para o emissor,ou
seja, o receptor só tem direito de receber formulário se este tiver
no padrão. A partir das correções os funcionários irão tornar o respeito pelo padrão algo automático e isto, com o tempo, se transforma em cultura na empresa.
Para a empresa destravar seus processos internos, ela
precisa de acompanhamento e uma boa meta de desempenho para funcionar. Isso não
é ENGESSAR a empresa, pelo contrário, se
esta tiver processos bem desenhados ela poderá se tornar mais flexível para os
clientes e competitiva para mercado.
Fluxos de Informações: Saiba destravar sua empresa
Reviewed by C.W
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